Le registre des échéances d'une TPE

Un registre des échéances est la liste des dates qui engagent l’entreprise — celles dont le dépassement coûte de l’argent, un contrat ou une couverture — avec, pour chacune, son responsable, son délai d’alerte et sa preuve — l’attestation ou le rapport qui montre qu’elle a été tenue. Ce n’est pas une liste de tâches : une tâche disparaît une fois faite, une échéance revient et exige à chaque passage sa preuve.

Quel que soit le métier, une entreprise de quelques personnes tient déjà plus de dates qu’elle ne le croit. Elles n’ont rien de spectaculaire — une assurance, un contrôle, une attestation à renvoyer — et c’est justement pour cela qu’elles passent inaperçues jusqu’au jour où l’une manque.

Le socle, métier mis à part

Les assurances. Responsabilité civile professionnelle, multirisque du local, flotte s’il y a des véhicules. Ce sont les premières à réclamer une attestation, et les premières qu’on oublie de mettre à jour après un changement d’assureur. La plupart se résilient à l’échéance annuelle, avec un préavis de deux mois (art. L113-12 du Code des assurances) : la date qui compte n’est pas celle du renouvellement, mais celle où le préavis expire.

Le local. Dès qu’un établissement emploie des travailleurs, l’installation électrique se vérifie chaque année (arrêté du 26 décembre 2011), délai extensible à deux ans si le précédent rapport est sans observation. Les extincteurs suivent leur propre rythme : maintenance annuelle par une personne compétente (norme NF S 61-919), inspection trimestrielle, révision décennale en atelier. Le matériel incendie s’essaie au moins tous les six mois, essais et visites consignés au registre (art. R4227-39 du Code du travail). Trois équipements, quatre rythmes : c’est précisément ce qu’un rappel unique ne sait pas suivre.

Les pièces que vos clients réclament. L’attestation de vigilance Urssaf vaut six mois ; votre client professionnel — le donneur d’ordre — doit vous la demander à la signature puis tous les six mois, pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT (art. L8222-1, D8222-5 et R8222-1 du Code du travail). Un client particulier est soumis à une vérification allégée : un seul document de la liste lui suffit (art. D8222-4). L’extrait d’immatriculation n’a pas de péremption légale, mais l’usage est d’en exiger un de moins de trois mois. Ces pièces se redemandent aussi longtemps que le contrat dure ; un dossier incomplet suffit à bloquer un paiement.

Les contrats et le bail. Les reconductions tacites ont une fenêtre de résiliation étroite : elle s’ouvre plusieurs mois avant l’échéance et se referme au terme du préavis, typiquement un à trois mois avant la date — deux mois pour la plupart des contrats d’assurance (art. L113-12 du Code des assurances). S’y prendre « juste avant l’échéance », c’est déjà trop tard. La rater ne coûte rien le jour même : elle coûte une année de plus.

La loi Chatel oblige à prévenir avant une reconduction tacite — mais elle ne protège que les consommateurs et les non-professionnels (art. L215-1 du Code de la consommation). Entre entreprises, elle ne s’applique pas : seule la date inscrite au contrat compte, et personne ne vous préviendra. C’est exactement le rôle du registre.

Mis bout à bout, ce socle tient en une dizaine de lignes :

Échéance	Rythme	Qui la réclame ou l’impose
Vérification de l’installation électrique	Annuel (2 ans si rapport sans observation)	Arrêté du 26 décembre 2011
Maintenance des extincteurs	Annuel	Norme NF S 61-919
Inspection des extincteurs	Trimestriel	Norme NF S 61-919
Révision des extincteurs en atelier	Décennal	Norme NF S 61-919
Essais et exercices incendie	Semestriel	Art. R4227-39 du Code du travail
Attestation de vigilance Urssaf	Semestriel, dès 5 000 € HT	Vos clients donneurs d’ordre
Extrait d’immatriculation	Moins de trois mois (usage)	Clients et administrations
Attestation d’assurance	À chaque renouvellement	Clients et bailleur
Résiliation des contrats d’assurance	Échéance annuelle, préavis de deux mois	Art. L113-12 du Code des assurances
Reconductions tacites (fournisseurs, maintenance, abonnements)	Préavis contractuel de un à trois mois	Le contrat seul — la loi Chatel ne couvre pas le B2B

Ce qui distingue un registre utile d’une liste morte

Une liste répond à « qu’est-ce que j’ai ? ». Un registre répond à « qu’est-ce qui va me tomber dessus ? ». La différence tient à trois colonnes que la plupart des tableurs n’ont pas : qui s’en occupe, combien de temps avant il faut s’y prendre, et où est la preuve.

C’est aussi ce qui explique qu’un rappel unique — trente jours avant, pour tout — ne marche pas. Trente jours suffisent pour renouveler une attestation ; ils ne suffisent pas pour un dossier de qualification, et les délais des services de santé au travail font qu’à trente jours il est déjà tard pour obtenir un créneau de visite médicale — c’est une échéance à anticiper à quatre-vingt-dix jours. Le bon délai d’alerte se règle ligne par ligne, selon le temps qu’il faut pour agir.

Ce que Kimori en fait

Kimori est ce registre, colonne pour colonne. Qui s’en occupe : chaque ligne porte un responsable, et c’est lui que l’alerte va chercher — pas une boîte mail commune. Combien de temps avant : l’alerte part avec un délai qui suit l’importance de la ligne — court pour une attestation à renouveler, long pour une visite médicale ou un dossier de qualification. Où est la preuve : le document vit sur la ligne qu’il justifie — l’attestation sur l’assurance, le rapport sur la vérification électrique — et ressort en quelques secondes quand un client le réclame.

Vous partez d’un modèle plutôt que d’une page blanche, et vous n’ouvrez l’outil que lorsqu’il vous écrit — c’est-à-dire au moment où il reste du temps pour agir. Partez des dix lignes qui coûtent le plus cher à rater : votre registre est en place en dix minutes — découvrir Kimori.

Sources

• Code du travail, art. L8222-1 — obligation de vigilance du donneur d’ordre
• Code du travail, art. D8222-5 — documents à obtenir et périodicité semestrielle
• Code du travail, art. R8222-1 — seuil de 5 000 € HT
• Code du travail, art. D8222-4 — vérification allégée du client particulier
• Code du travail, art. R4227-39 — essais et visites périodiques du matériel incendie
• Arrêté du 26 décembre 2011 — vérification annuelle des installations électriques
• Code des assurances, art. L113-12 — résiliation à l’échéance annuelle, préavis de deux mois
• Code de la consommation, art. L215-1 — information avant reconduction tacite (loi Chatel)