Suivre les échéances d'une entreprise du bâtiment

Dans le bâtiment, ce n’est jamais une seule date qui pose problème. C’est qu’il y en a trente, qu’elles ne tombent pas au même moment, et qu’aucune ne prévient. L’attestation d’assurance qui arrive à échéance pendant les congés, le CACES d’un conducteur d’engin qu’on découvre expiré la veille d’une intervention, la qualification qu’on renouvelle trop tard pour rester sur la liste d’un donneur d’ordre : ce sont rarement des négligences, ce sont des dates qui sont tombées un jour où l’on regardait ailleurs.

Ce qu’il y a à suivre

Quatre familles, et elles ne se ressemblent pas.

Les contrats de l’entreprise. L’assurance décennale et la responsabilité civile professionnelle en premier — et la décennale n’est pas un document qu’on sort à la demande : la loi impose de joindre son attestation aux devis et aux factures (art. L243-2 du Code des assurances). Elle n’est donc pas nécessaire « parfois », elle l’est en permanence. Les attestations sont émises par période annuelle, ce qui veut dire qu’elles se redemandent chaque année, et qu’une attestation en cours de validité n’est pas la même chose qu’un contrat en cours. S’y ajoute l’attestation de vigilance, que vos clients professionnels — les donneurs d’ordre — réclament et qui se renouvelle tous les six mois (Urssaf).

Les qualifications et labels. Qualibat, RGE, Qualifelec : ils ouvrent des marchés et conditionnent des aides pour vos clients — sans mention RGE, vos clients perdent l’accès à MaPrimeRénov’, à l’éco-PTZ et aux CEE. Ces qualifications vivent sur un cycle de quatre ans avec un suivi annuel, et le dossier de renouvellement se dépose environ huit mois avant l’échéance (Qualibat, Qualifelec). Leur renouvellement se prépare donc des mois à l’avance, parce qu’il suppose un dossier, parfois un audit, et que l’organisme ne fonctionne pas au rythme de votre planning.

Les compétences des personnes. Le CACES d’abord, parce qu’il porte une vraie date de fin : dix ans pour les engins de chantier (recommandation R482), cinq ans pour la plupart des autres familles — chariots, nacelles, grues — et l’autorisation de conduite reste, dans tous les cas, un acte de l’employeur. L’habilitation électrique fonctionne autrement : elle n’expire pas de plein droit, c’est l’employeur qui la délivre et la révise, avec un réexamen du titre au moins annuel et un recyclage recommandé tous les trois ans (NF C 18-510 / INRS). Le suivi médical enfin : une visite d’information et de prévention tous les cinq ans au maximum, et, pour les salariés en suivi individuel renforcé, une visite tous les quatre ans au plus avec une visite intermédiaire à deux ans. Autant de lignes que de salariés concernés : c’est la famille qui grossit le plus vite, et celle qu’on suit le plus mal, parce qu’elle vit dans les dossiers du personnel plutôt que dans un tableau de bord.

Le matériel. Les appareils de levage passent une vérification générale périodique tous les douze mois, ramenée à six mois pour le levage de personnes et les engins listés (arrêté du 1er mars 2004). Les échafaudages font l’objet d’un examen approfondi chaque trimestre (arrêté du 21 décembre 2004). Les utilitaires passent au contrôle technique à quatre ans puis tous les deux ans, avec une visite antipollution annuelle pour les utilitaires légers. Le rythme dépend du matériel, pas de l’entreprise.

Les périodicités en un tableau

C’est ce cumul qui fait la trentaine d’échéances d’une entreprise de cinq personnes : rien d’exotique, seulement des rythmes qui ne s’alignent jamais.

Ce qui se suit	Rythme	Référence
VGP des appareils de levage	Tous les 12 mois ; 6 mois pour le levage de personnes	Arrêté du 1er mars 2004
Échafaudages	Examen approfondi trimestriel	Arrêté du 21 décembre 2004
CACES	10 ans (engins de chantier), 5 ans (chariots, nacelles, grues)	Recommandations CACES, dont R482
Habilitation électrique	Réexamen au moins annuel ; recyclage recommandé tous les 3 ans	NF C 18-510 / INRS
Visites médicales	5 ans au plus ; 4 ans avec visite intermédiaire à 2 ans (SIR)	Code du travail
Qualifications Qualibat, Qualifelec (RGE)	Cycle de 4 ans, suivi annuel ; dossier environ 8 mois avant l’échéance	Qualibat / Qualifelec
Attestation décennale	Émise par période annuelle ; jointe aux devis et factures	Art. L243-2 du Code des assurances
Contrôle technique des utilitaires	À 4 ans puis tous les 2 ans ; antipollution annuelle (utilitaires légers)	Code de la route
Attestation de vigilance	Tous les 6 mois	Urssaf

La méthode, quel que soit l’outil

Elle tient en trois gestes.

Faire l’inventaire une fois pour toutes. Non pas la liste des documents que vous avez, mais la liste de ce qui expire : chaque ligne porte un objet, une date, et quelqu’un qui s’en occupe. C’est le seul moment coûteux, et il ne se refait pas.

Reculer l’alerte jusqu’au moment où l’on peut encore agir. Une alerte le jour de l’expiration ne sert à rien. Une qualification se relance des mois à l’avance, une attestation d’assurance en quelques jours : le bon délai n’est pas le même pour tout, et c’est ce qui rend le rappel unique inutilisable.

Ranger la preuve avec la date. Le jour où un client réclame une attestation, la question n’est pas de savoir si elle est valide, mais de la retrouver en moins d’une minute.

Ce que Kimori en fait

Les trois gestes de la méthode sont exactement ce que Kimori outille. L’inventaire, d’abord : la bibliothèque de modèles contient déjà les jeux d’échéances du bâtiment — entreprise, salariés, véhicules, engins, appareils de levage — prêts à l’emploi, pour que la liste de ce qui expire ne reparte pas d’une page blanche. Le bon délai d’alerte, ensuite : chaque ligne porte un rappel dont le délai suit l’importance de la ligne plutôt qu’un réglage unique — des mois pour une qualification, quelques jours pour une attestation. La preuve, enfin : le document se joint à chaque ligne, avec son responsable, et se retrouve en moins d’une minute le jour où un client le réclame.

Partez du modèle Entreprise du bâtiment : votre inventaire est en place en dix minutes — Kimori pour le bâtiment.

Sources

• Code des assurances, art. L243-2 — attestation décennale jointe aux devis et factures
• Arrêté du 1er mars 2004 — vérifications générales périodiques des appareils de levage
• Arrêté du 21 décembre 2004 — vérification des échafaudages
• INRS — habilitation électrique : réexamen annuel, recyclage recommandé tous les 3 ans
• Qualibat — le cycle de qualification : 4 ans, suivi annuel
• Ministère de la Transition écologique — le label RGE et les aides qu’il conditionne
• Urssaf — l’attestation de vigilance