Adjuntar documentos

Una fecha de caducidad sin el documento que la justifica es medio trabajo. Kimori le permite adjuntar los archivos a un registro o directamente a un vencimiento: el certificado de seguro en el vencimiento «Seguro», el informe de inspección en el vencimiento «Inspección técnica».

Antes hay que haber conectado un espacio en la nube — Google o Microsoft.

Dos maneras de añadir un documento

Subir un archivo desde su ordenador o su móvil: Kimori lo deposita en su espacio en la nube y lo ordena por usted.
«Elegir de mi espacio»: se abre el selector de su proveedor, usted señala un documento ya presente y Kimori lo adjunta donde está — no se copia ni se mueve nada.

La segunda manera es la buena cuando el certificado lleva meses en su Drive o su SharePoint: no hace falta subirlo por segunda vez.

Adónde van sus archivos

A su Google Drive o su OneDrive, ordenados automáticamente:

Kimori / <registro> / <vencimiento> / su-archivo.pdf

No tiene que crear ninguna carpeta: la estructura se construye sola. Y los archivos siguen siendo consultables desde su espacio en la nube sin pasar por Kimori. Un documento que usted solo ha señalado no se mueve: se queda donde lo había guardado.

Espacio personal o espacio compartido

Por defecto, cada persona archiva en su propio espacio — lo que tiene una consecuencia: sus colegas ven que existe un documento, pero no pueden abrirlo si está en su Drive o su OneDrive personal.

Si su organización usa Google Workspace o Microsoft 365, un administrador puede designar un espacio documental compartido: todos los documentos nuevos se archivan entonces allí, y todo el equipo accede a ellos. Véase El espacio documental compartido.

Cuando un archivo desaparece

Kimori comprueba el estado de sus archivos y se lo indica. Lo que puede decirle depende de lo que le responda el proveedor:

Espacio	Indicación	Qué ha ocurrido
Google	papelera	El archivo está en la papelera de su Drive. Restáurelo desde Drive para volver a acceder a él.
Google	eliminado	El archivo ya no existe. Solo queda la referencia — retírela con la cruz.
Microsoft	no disponible	«Este archivo ya no está accesible en su espacio en la nube: se ha movido, enviado a la papelera o eliminado.»

El mensaje es más vago del lado de Microsoft porque también lo es su interfaz de programación: responde «no encontrado» sin decir por qué. En vez de adivinar por usted, Kimori le dice lo que sabe — empiece por mirar en la papelera.

Cada documento muestra además quién lo añadió — útil cuando varias personas alimentan el mismo registro.