El espacio documental compartido
Por defecto, cada persona archiva los documentos en su propio espacio en la nube — su Google Drive o su OneDrive. Funciona muy bien con una sola persona, y se convierte en un problema en cuanto son varios.
El problema que resuelve
Sección titulada «El problema que resuelve»Sin espacio compartido: su colega adjunta el certificado de seguro de la furgoneta. Va a parar a su espacio personal. Usted ve que existe un documento en el vencimiento — pero no puede abrirlo. Y el día en que esa persona deje la empresa, su espacio se irá con ella.
Con espacio compartido: el archivo aterriza en un lugar común, accesible a todo el equipo, que sobrevive a las salidas.
Ponerlo en marcha
Sección titulada «Ponerlo en marcha»Desde Empresa → Espacio documental compartido, un administrador hace clic en «Designar un espacio compartido» y elige la ubicación en el selector de su proveedor:
- en Google, una unidad compartida de su Google Workspace;
- en Microsoft, una carpeta de SharePoint de su Microsoft 365.
Dos condiciones:
- Una cuenta profesional. Las unidades compartidas son una función de Google Workspace y los sitios de SharePoint una de Microsoft 365: ni una cuenta personal de Gmail ni una cuenta personal de Microsoft disponen de ellas.
- Su espacio en la nube conectado previamente, desde Ajustes. Sin eso, Kimori se lo indica y el botón permanece inactivo.
Una vez designado, la pantalla muestra «Los nuevos documentos del equipo se depositan aquí».
Retirarlo
Sección titulada «Retirarlo»El botón «Retirar» devuelve el control: los documentos siguientes vuelven al espacio personal de cada uno.
Un efecto secundario útil
Sección titulada «Un efecto secundario útil»El modo compartido mejora también la detección del estado de los archivos. En un espacio común, Kimori ve si un documento se ha enviado a la papelera o se ha eliminado, sea quien sea su autor, y se lo indica a todo el mundo. En espacio personal, cada uno solo ve con claridad el estado de sus propios archivos.
El detalle del depósito, de la estructura de carpetas y de los estados se describe en Adjuntar documentos.