El ciclo de vida de un vencimiento
Más allá de su fecha, un vencimiento lleva algunos ajustes que determinan cómo lo trata Kimori a lo largo del tiempo.
La criticidad
Sección titulada «La criticidad»Tres niveles, a elegir al crearlo: Info, Importante, Crítico.
Le sirve para detectar de un vistazo lo que más importa en una lista larga, pero también hace algo concreto: cada nivel tiene su propio umbral de alerta. Cuanto más crítico es un vencimiento, antes pasa a «vence pronto» y aparece en sus listas.
| Criticidad | Pasa a «vence pronto» |
|---|---|
| Crítico | 120 días antes del vencimiento |
| Importante | 90 días antes del vencimiento |
| Info | 30 días antes del vencimiento |
Reserve por tanto «Crítico» para lo que detiene la actividad si se olvida — un seguro obligatorio, una habilitación sin la cual un empleado ya no puede intervenir: se le avisará con cuatro meses de antelación. En cambio, «Info» conviene a lo que puede esperar al último mes sin saturar su panel.
Estos tres umbrales se detallan en Entender los estados y un administrador puede ajustarlos para toda la organización: ver Ajustar los umbrales «vence pronto».
La periodicidad
Sección titulada «La periodicidad»Un vencimiento puede ser puntual o recurrente:
| Periodicidad | Casos típicos |
|---|---|
| Puntual | Un expediente que se presenta una sola vez. |
| Cada 3 o 6 meses | Verificaciones frecuentes, controles internos. |
| Cada año | Seguros, cuotas, la mayoría de los casos. |
| Cada 2 años | Inspección técnica de un turismo. |
| Cada 3, 5 o 10 años | Verificaciones pesadas, certificaciones de larga duración. |
La pantalla de detalle muestra entonces la próxima ocurrencia calculada.
Cuando elige una plantilla, ya viene una periodicidad sugerida: corresponde al uso habitual para ese tipo de vencimiento. Nada le obliga a conservarla.
Renovar
Sección titulada «Renovar»Cuando ya ha hecho lo necesario — ha llegado el nuevo certificado, se ha pasado la inspección — el botón «Renovado» adelanta el vencimiento a su próxima fecha sin que tenga que calcular nada.
Aplazar
Sección titulada «Aplazar»El botón «Aplazar» deja el vencimiento en reposo hasta una fecha que usted elija: deja de avisarle sin salir del registro. La pantalla muestra entonces hasta cuándo.
Es la respuesta adecuada al caso «me estoy ocupando, pero el proveedor se demora» — mucho mejor que eliminar el aviso, que luego se olvida volver a poner.
Archivar
Sección titulada «Archivar»Cuando el vencimiento deja de tener sentido — el vehículo se ha vendido, el empleado se ha ido — archívelo. Sale de las listas y de los avisos, pero sigue consultable. Un vencimiento archivado no cuenta para los límites de su plan, y desaparece de su calendario.
El historial de envíos
Sección titulada «El historial de envíos»Cada vencimiento conserva el rastro de los recordatorios realmente enviados, con su resultado:
| Resultado | Qué significa |
|---|---|
| Enviado | El mensaje ha salido. |
| Abierto | El destinatario lo ha abierto. |
| Fallido | El envío no ha llegado a buen puerto. |
| Rechazado | El servidor del destinatario ha rechazado el mensaje — dirección errónea o buzón lleno. |
Es el sitio que hay que consultar cuando alguien afirma no haber recibido nada: un estado Rechazado en una dirección externa le dirá enseguida que el problema está en la dirección, no en Kimori.