Avisos y recordatorios
Kimori envía únicamente los avisos que usted ha programado. No se activa nada a sus espaldas, y no existe ningún envío automático por defecto.
A cambio: un vencimiento debe llevar al menos un aviso para poder guardarse. Es intencionado — una fecha que nadie vigila no sirve de nada.
Programar un aviso
Sección titulada «Programar un aviso»Cada vencimiento lleva su propia lista de avisos, editable desde su formulario. Un aviso se ajusta en tres puntos: cuándo, por qué medio, para quién.
Dos formas de fijar el momento:
- Un plazo antes del vencimiento — cuatro opciones rápidas: 1 mes antes, 1 semana antes, 1 día antes, el mismo día. La opción «Otro plazo» le permite indicar cualquier número de días: 45, 120, lo que exija su actividad.
- Una fecha concreta — cuando el momento no se deduce de la fecha de caducidad: la reunión de preparación, la fecha límite de presentación de un expediente.
En ambos casos elige la hora de envío, en tramos de treinta minutos. Práctico para evitar que un correo llegue a las 3 de la madrugada.
Por qué medio
Sección titulada «Por qué medio»El interruptor «Enviar un correo» se ajusta aviso por aviso. Desmarcado, el aviso sigue existiendo — aparece en su calendario si la sincronización está activa — pero no dispara ningún envío. Útil para un hito que quiere ver sin ser notificado.
Para quién
Sección titulada «Para quién»Es el ajuste más olvidado, y el más útil. Un mismo aviso puede alertar a varias personas a la vez: el campo «Destinatarios» abre una lista en la que usted marca quién debe recibir el correo.
| Destinatario | Qué hace |
|---|---|
| El responsable del vencimiento | Se propone al principio de la lista y viene marcado. El correo va a quien sea responsable del vencimiento en el momento del envío. |
| Un miembro de su organización | Cada uno aparece por su nombre, con su dirección. La suya lleva la mención (usted). |
| Una dirección de la agenda | Las direcciones ajenas a su organización que un administrador ha autorizado. |
Un aviso con el envío de correo activado pero que no designa a nadie no llegaría a ninguna parte: Kimori lo señala bajo la lista y se niega a guardar el vencimiento mientras siga así.
Avisar a alguien de fuera
Sección titulada «Avisar a alguien de fuera»La agenda de direcciones abre usos que no son evidentes de entrada:
- avisar al propio empleado de que su reconocimiento médico está próximo, sin crearle una cuenta de Kimori;
- alertar a su asesoría o a su corredor antes del vencimiento de un contrato;
- advertir a un subcontratista de que su certificado de seguro va a caducar.
El destinatario no necesita cuenta de Kimori ni ser miembro de su organización. Simplemente recibe el correo. Ahora bien, su dirección debe haber sido autorizada previamente: ya no se escribe una dirección libre al programar el aviso.
La agenda se gestiona en Ajustes, sección Destinatarios autorizados. Allí se añade
una dirección dándole un nombre legible — «Despacho Durand» se localiza mucho antes que
contacto@despacho-durand.es en una lista de destinatarios — y se retira cuando ya no
procede.
No hace falta inscribir a sus compañeros: los miembros de la organización ya figuran en la lista, y Kimori se niega a añadir a la agenda la dirección de un miembro.
Lo que conviene saber sobre el envío
Sección titulada «Lo que conviene saber sobre el envío»Cada destinatario recibe su propio correo. Un aviso que designa a tres provoca tres envíos distintos, en el mismo momento y con el mismo contenido — no hay copia ni copia oculta. Su subcontratista no ve, por tanto, que su asesoría también está avisada, y ninguna de las direcciones queda expuesta a las demás.
En la práctica: en el historial del vencimiento, un aviso con tres destinatarios deja tres líneas.
El derecho a escribir a una dirección se comprueba en el momento del envío, no solo al programar el aviso. Si entretanto una dirección externa se ha retirado de los destinatarios autorizados, simplemente se omite: los demás destinatarios del mismo aviso reciben su correo con normalidad.
Los envíos se procesan por lotes, varias veces por hora: un correo puede por tanto salir unos minutos después de la hora exacta que usted haya fijado.
La pantalla de detalle de cada vencimiento conserva el historial de recordatorios enviados y su resultado — útil cuando un destinatario afirma no haber recibido nada.
Suspender los avisos de un vencimiento
Sección titulada «Suspender los avisos de un vencimiento»¿Se está ocupando, pero el proveedor se demora? El botón «Aplazar» deja el vencimiento en reposo hasta la fecha que elija — véase El ciclo de vida de un vencimiento.