Allegare documenti

Una data di scadenza senza il documento che la giustifica è metà del lavoro. Kimori vi lascia allegare i documenti a un registro o direttamente a una scadenza: l’attestato assicurativo alla scadenza «Assicurazione», il verbale di revisione alla scadenza «Revisione».

Occorre aver prima collegato uno spazio cloud — Google o Microsoft.

Due modi per aggiungere un documento

Caricare un file dal computer o dal telefono: Kimori lo archivia nel vostro spazio cloud e lo mette in ordine per voi.
«Scegli dal mio spazio»: si apre il selettore del vostro fornitore, indicate un documento già presente e Kimori lo allega dov’è — nulla viene copiato né spostato.

Il secondo modo è quello giusto quando l’attestato è nel vostro Drive o nel vostro SharePoint da mesi: non serve caricarlo una seconda volta.

Dove finiscono i vostri file

Nel vostro Google Drive o nel vostro OneDrive, archiviati automaticamente:

Kimori / <registro> / <scadenza> / vostro-file.pdf

Non dovete creare alcuna cartella: la struttura si costruisce da sé. E i file restano consultabili dal vostro spazio cloud anche senza passare da Kimori. Un documento che avete soltanto indicato non si sposta: resta dove lo avevate archiviato.

Spazio personale o spazio condiviso

Per impostazione predefinita ciascuno archivia nel proprio spazio — con una conseguenza: i colleghi vedono che un documento esiste, ma non possono aprirlo se si trova nel vostro Drive o nel vostro OneDrive personale.

Se la vostra organizzazione usa Google Workspace o Microsoft 365, un amministratore può designare uno spazio documentale condiviso: tutti i nuovi documenti vengono allora archiviati lì e l’intero team vi accede. Si veda Lo spazio documentale condiviso.

Quando un file sparisce

Kimori verifica lo stato dei vostri file e ve lo segnala. Quel che può dirvi dipende da ciò che gli risponde il fornitore:

Spazio	Dicitura	Che cosa è successo
Google	cestino	Il file è nel cestino del vostro Drive. Ripristinatelo da Drive per accedervi di nuovo.
Google	eliminato	Il file non esiste più. Resta solo il riferimento — rimuovetelo con la croce.
Microsoft	non disponibile	«Questo file non è più raggiungibile nel vostro spazio cloud: è stato spostato, messo nel cestino o eliminato.»

Dal lato Microsoft il messaggio è più vago perché lo è anche la sua interfaccia di programmazione: risponde «non trovato» senza dire perché. Anziché tirare a indovinare al vostro posto, Kimori vi dice quel che sa — cominciate col guardare nel cestino.

Ogni documento mostra inoltre chi lo ha aggiunto — utile quando più persone alimentano lo stesso registro.