Il ciclo di vita di una scadenza

Oltre alla data, una scadenza porta alcune impostazioni che determinano il modo in cui Kimori la tratta nel tempo.

La criticità

Tre livelli, da scegliere alla creazione: Info, Importante, Critico.

Vi aiuta a individuare a colpo d’occhio ciò che conta di più in un elenco lungo, ma fa anche qualcosa di concreto: ogni livello ha la propria soglia di avviso. Più una scadenza è critica, prima passa a «in scadenza» e compare nei vostri elenchi.

Criticità	Passa a «in scadenza»
Critico	120 giorni prima della scadenza
Importante	90 giorni prima della scadenza
Info	30 giorni prima della scadenza

Riservate quindi «Critico» a ciò che ferma l’attività se dimenticato — un’assicurazione obbligatoria, un’abilitazione senza la quale un dipendente non può più operare: sarete avvertiti con quattro mesi di anticipo. Al contrario, «Info» si adatta a ciò che può aspettare l’ultimo mese senza appesantire la dashboard.

Queste tre soglie sono descritte in Comprendere gli stati e un amministratore può regolarle per tutta l’organizzazione: vedi Regolare le soglie «in scadenza».

La criticità non invia da sola alcuna e-mail

Contrassegnare una scadenza come «Critico» cambia il momento in cui compare in arancione, non i messaggi che ricevete. Gli invii dipendono unicamente dagli avvisi che programmate. Una scadenza critica senza avviso non vi scriverà mai.

La periodicità

Una scadenza può essere una tantum o ricorrente:

Periodicità	Casi tipici
Una tantum	Una pratica da presentare una sola volta.
Ogni 3 o 6 mesi	Verifiche frequenti, controlli interni.
Ogni anno	Assicurazioni, contributi, la maggior parte dei casi.
Ogni 2 anni	Revisione di un’autovettura.
Ogni 3, 5 o 10 anni	Verifiche impegnative, certificazioni di lunga durata.

La schermata di dettaglio mostra allora la prossima ricorrenza calcolata.

Quando scegliete un modello, una periodicità è già suggerita: corrisponde alla prassi corrente per quel tipo di scadenza. Nulla vi obbliga a mantenerla.

Rinnovare

Quando avete fatto il necessario — il nuovo attestato è arrivato, la revisione è stata superata — il pulsante «Rinnovato» porta la scadenza alla data successiva senza che dobbiate calcolare nulla.

Rinnovare invece di modificare la data

Il rinnovo conserva lo storico della scadenza e le sue impostazioni. Sovrascrivere la data a mano equivale a cancellare la traccia del ciclo precedente.

Rinviare

Il pulsante «Rinvia» mette la scadenza in pausa fino a una data a vostra scelta: smette di avvertirvi senza lasciare il registro. La schermata mostra allora fino a quando.

È la risposta giusta al caso «me ne sto occupando, ma il fornitore tira per le lunghe» — molto meglio che eliminare l’avviso, che poi ci si dimentica di rimettere.

Archiviare

Quando la scadenza non ha più ragione d’essere — il veicolo è stato venduto, il dipendente se n’è andato — archiviatela. Esce dagli elenchi e dagli avvisi ma resta consultabile. Una scadenza archiviata non conta nei limiti del vostro piano e sparisce dal vostro calendario.

Lo storico degli invii

Ogni scadenza conserva la traccia dei promemoria realmente inviati, con il loro esito:

Esito	Che cosa significa
Inviato	Il messaggio è partito.
Aperto	Il destinatario lo ha aperto.
Non riuscito	L’invio non è andato a buon fine.
Respinto	Il server del destinatario ha rifiutato il messaggio — indirizzo errato o casella piena.

Avviso e promemoria: due parole per due cose

Un avviso è ciò che programmate. Un promemoria è l’e-mail che ne deriva. Lo storico elenca quindi solo i secondi: un avviso con l’invio e-mail disattivato non vi comparirà mai.

È il posto da consultare quando qualcuno afferma di non aver ricevuto nulla: uno stato Respinto su un indirizzo esterno vi dirà subito che il problema sta nell’indirizzo, non in Kimori.