Destinatari autorizzati

Gli avvisi di Kimori possono allertare solo due categorie di persone: i membri della vostra organizzazione e gli indirizzi esterni iscritti in questo elenco. Ogni altro indirizzo viene rifiutato.

È un elenco bianco: ciò che non vi figura non riceve nulla.

Perché un elenco e non una scrittura libera

Prima, qualunque utente poteva digitare in un avviso l’indirizzo che voleva. Sembra comodo, ma significa che una scadenza — il suo titolo, il nome del registro che la contiene, la sua data — poteva finire in qualsiasi casella, anche a causa di un semplice errore di battitura.

Centralizzando gli indirizzi autorizzati, decidete una volta per tutte chi, all’esterno, può ricevere informazioni sulle vostre scadenze.

Aggiungere un indirizzo

1. Aprite Impostazioni dal menu del vostro account.
2. Andate alla sezione Destinatari autorizzati.
3. Inserite l’indirizzo e-mail, poi un nome — facoltativo, ma consigliato.
4. Fate clic su Aggiungi.

Il nome è ciò che comparirà nella scelta dei destinatari di un avviso: «Studio Durand» si individua molto più in fretta di contatto@studio-durand.it in mezzo a un elenco.

Riservato agli amministratori

Un membro non amministratore vede l’elenco, ma non può aggiungervi né togliervi indirizzi. Sceglie i propri destinatari tra ciò che è già autorizzato.

È lo stesso principio delle soglie «in scadenza»: ciò che impegna tutta l’organizzazione si imposta in un unico punto.

Una scorciatoia dal modulo della scadenza

Un amministratore non deve passare dalle Impostazioni per autorizzare un indirizzo nel momento in cui gli serve: il pulsante «Aggiungi un indirizzo», in fondo all’elenco dei destinatari di un avviso, fa la stessa cosa e spunta subito il nuovo indirizzo. Si veda Avvisi e promemoria.

Non serve iscrivervi i colleghi

I membri della vostra organizzazione sono già proposti come destinatari, senza passare da questo elenco. Kimori rifiuta anzi di aggiungervi l’indirizzo di un membro: sarebbe un doppione, e la voce non seguirebbe i suoi cambi di indirizzo.

Questo elenco serve dunque solo alle persone esterne: cliente, commercialista, broker, subappaltatore, dipendente senza account Kimori.

Togliere un indirizzo

Il pulsante di eliminazione, in fondo alla riga, toglie l’indirizzo dall’elenco.

La rimozione interrompe i promemoria in corso

Un indirizzo tolto non è più autorizzato: tutti gli avvisi che lo indicavano smettono subito di scrivergli, compresi quelli programmati da tempo su scadenze lontane. Non dovrete rivedere gli avvisi uno per uno — ma nessuno verrà avvertito che quell’indirizzo non riceve più nulla.

Prima di confermare, Kimori vi indica quante scadenze utilizzano quell’indirizzo. Prendetevi il tempo di leggere quel numero: è la misura esatta di ciò che state per interrompere.

La verifica avviene a ogni invio, non solo al momento di programmare l’avviso. È questo che rende la rimozione immediata e senza punti ciechi.

Gli indirizzi recuperati dai vostri vecchi avvisi

Se la vostra organizzazione utilizzava già indirizzi esterni nei suoi avvisi prima che questo elenco esistesse, sono stati iscritti automaticamente con il nome «Reprise — alerte existante». I promemoria in corso hanno così continuato a partire senza interruzioni.

Potete conservarli così come sono, oppure fare ordine: togliere quelli che non servono più e iscrivere di nuovo gli altri con un nome più chiaro.