Avvisi e promemoria

Kimori invia solo gli avvisi che avete programmato. Nulla viene attivato alle vostre spalle e non esiste alcun invio automatico predefinito.

Avviso o promemoria?

Un avviso è ciò che programmate su una scadenza. Un promemoria è l’e-mail che ne deriva. È la stessa distinzione che fa l’applicazione: aggiungete avvisi nel modulo e consultate lo storico dei promemoria nella schermata di dettaglio.

In cambio: una scadenza deve portare almeno un avviso per poter essere salvata. È voluto — una data che nessuno sorveglia non serve a nulla.

Programmare un avviso

Ogni scadenza porta il proprio elenco di avvisi, modificabile dal suo modulo. Un avviso si imposta su tre punti: quando, con quale mezzo, per chi.

Quando

Due modi per fissare il momento:

• Un anticipo rispetto alla scadenza — quattro scelte rapide: 1 mese prima, 1 settimana prima, 1 giorno prima, il giorno stesso. L’opzione «Altro anticipo» vi lascia indicare un numero qualsiasi di giorni: 45, 120, quello che il vostro settore richiede.
• Una data precisa — quando il momento non si deduce dalla data di scadenza: la riunione preparatoria, il termine di presentazione di una pratica.

In entrambi i casi scegliete l’ora di invio, a intervalli di trenta minuti. Comodo per evitare che un’e-mail arrivi alle 3 del mattino.

Con quale mezzo

L’interruttore «Invia un’e-mail» si imposta avviso per avviso. Deselezionato, l’avviso continua a esistere — compare nel calendario se la sincronizzazione è attiva — ma non attiva alcun invio. Utile per una tappa che volete vedere senza essere notificati.

Per chi

È l’impostazione più spesso trascurata, e la più utile. Uno stesso avviso può allertare più persone insieme: il campo «Destinatari» apre un elenco in cui spuntate chi deve ricevere l’e-mail.

Destinatario	Che cosa fa
Il responsabile della scadenza	Proposto in cima all’elenco e spuntato per impostazione predefinita. L’e-mail va a chi è responsabile della scadenza al momento dell’invio.
Un membro della vostra organizzazione	Ciascuno compare per nome, con il proprio indirizzo. Il vostro porta la dicitura (voi).
Un indirizzo della rubrica	Gli indirizzi esterni alla vostra organizzazione che un amministratore ha autorizzato.

«Il responsabile» siete voi, per impostazione predefinita

Quando create una scadenza ne diventate automaticamente il responsabile: quella prima riga indica dunque il vostro stesso indirizzo.

Ha un vantaggio rispetto allo spuntarvi per nome: se in seguito un amministratore affida la scadenza a qualcun altro, i promemoria seguono il nuovo responsabile, senza che nessuno debba rivedere gli avvisi uno per uno. Si veda Membri e ruoli.

Per essere avvertiti di una scadenza di cui non siete responsabili, spuntatevi per nome nell’elenco dei membri.

Un avviso con l’invio dell’e-mail attivo ma che non indica nessuno non arriverebbe da nessuna parte: Kimori lo segnala sotto l’elenco e rifiuta di salvare la scadenza finché resta così.

Avvertire qualcuno dall’esterno

La rubrica apre usi che non sono ovvi a prima vista:

• avvertire il dipendente stesso che la sua visita medica è in scadenza, senza creargli un account Kimori;
• allertare il vostro commercialista o il vostro broker prima della scadenza di un contratto;
• avvisare un subappaltatore che il suo attestato assicurativo sta per scadere.

Il destinatario non ha bisogno né di un account Kimori né di essere membro della vostra organizzazione. Riceve semplicemente l’e-mail. Il suo indirizzo, però, deve essere stato autorizzato in precedenza: non si digita più un indirizzo libero al momento di programmare l’avviso.

Solo un amministratore autorizza un nuovo indirizzo

Se siete amministratori, il pulsante «Aggiungi un indirizzo», in fondo all’elenco dei destinatari, lo iscrive nella rubrica e lo spunta subito — senza uscire dal modulo.

Altrimenti l’elenco propone solo gli indirizzi già autorizzati: chiedete a un amministratore di aggiungere quello che vi manca.

La rubrica si gestisce in Impostazioni, sezione Destinatari autorizzati. Lì si aggiunge un indirizzo dandogli un nome leggibile — «Studio Durand» si individua molto più in fretta di contatto@studio-durand.it in un elenco di destinatari — e lo si toglie quando non serve più.

Non occorre iscrivervi i colleghi: i membri dell’organizzazione figurano già nell’elenco, e Kimori rifiuta di aggiungere alla rubrica l’indirizzo di un membro.

Togliere un indirizzo ferma i promemoria che lo riguardavano

Un indirizzo tolto dalla rubrica non è più autorizzato: gli avvisi che lo indicavano smettono subito di scrivergli, senza che dobbiate rivederli uno per uno. Prima di confermare la rimozione, Kimori vi indica quante scadenze sono interessate.

I vostri indirizzi già in uso sono stati conservati

Se avevate inserito indirizzi esterni nei vostri avvisi prima che la rubrica esistesse, sono stati iscritti automaticamente con il nome «Reprise — alerte existante»: i promemoria in corso hanno continuato a partire normalmente. Nulla da fare, se non togliere quelli che non servono più.

Più destinatari o più avvisi?

Le due cose si combinano. Uno stesso avviso allerta più persone nello stesso momento; più avvisi allertano in momenti diversi. L’impostazione consueta: 60 giorni prima per il responsabile, per avviare le pratiche; poi 15 giorni prima per il fornitore, come sollecito.

Che cosa sapere sull’invio

Ogni destinatario riceve la propria e-mail. Un avviso che ne indica tre provoca tre invii distinti, nello stesso momento e con lo stesso contenuto — non c’è copia né copia nascosta. Il vostro subappaltatore non vede quindi che è avvertito anche il vostro commercialista, e nessuno degli indirizzi è esposto agli altri.

In pratica: nella cronologia della scadenza, un avviso con tre destinatari lascia tre righe.

Il diritto di scrivere a un indirizzo è verificato al momento dell’invio, non solo quando programmate l’avviso. Se nel frattempo un indirizzo esterno è stato tolto dai destinatari autorizzati, viene semplicemente saltato: gli altri destinatari dello stesso avviso ricevono la loro e-mail come sempre.

In quale lingua parte un promemoria

Ogni promemoria parte nella lingua di chi lo riceve. Per un membro dell’organizzazione è quella scelta nel proprio account. Per un indirizzo esterno, che non ha un account, Kimori si basa sul paese dell’azienda.

Le e-mail relative all’account — conferma di registrazione, password — fanno eccezione: partono in inglese, qualunque sia la vostra lingua.

Gli invii vengono elaborati a lotti, più volte all’ora: un’e-mail può quindi partire qualche minuto dopo l’ora esatta che avete fissato.

La schermata di dettaglio di ogni scadenza conserva lo storico dei promemoria inviati e il loro esito — utile quando un destinatario afferma di non aver ricevuto nulla.

Sospendere gli avvisi di una scadenza

Ve ne state occupando, ma il fornitore tira per le lunghe? Il pulsante «Rinvia» mette la scadenza in pausa fino alla data che scegliete — si veda Il ciclo di vita di una scadenza.