Lo spazio documentale condiviso
Per impostazione predefinita, ciascuno archivia i documenti nel proprio spazio cloud — il suo Google Drive o il suo OneDrive. Funziona benissimo se siete una persona sola, e diventa un problema non appena siete in più.
Il problema che risolve
Sezione intitolata “Il problema che risolve”Senza spazio condiviso: la vostra collega allega l’attestato assicurativo del furgone. Finisce nel suo spazio personale. Voi vedete che un documento esiste sulla scadenza — ma non potete aprirlo. E il giorno in cui quella persona lascia l’azienda, il suo spazio se ne va con lei.
Con uno spazio condiviso: il file arriva in un luogo comune, accessibile a tutto il team, che sopravvive alle partenze.
Attivarlo
Sezione intitolata “Attivarlo”Da Azienda → Spazio documentale condiviso, un amministratore clicca su «Designa uno spazio condiviso» e sceglie la destinazione nel selettore del proprio fornitore:
- con Google, un Drive condiviso del vostro Google Workspace;
- con Microsoft, una cartella SharePoint del vostro Microsoft 365.
Due condizioni:
- Un account aziendale. I Drive condivisi sono una funzione di Google Workspace, i siti SharePoint una di Microsoft 365: né un account Gmail personale né un account Microsoft personale ne dispone.
- Il vostro spazio cloud collegato in precedenza, da Impostazioni. Senza questo Kimori ve lo segnala e il pulsante resta inattivo.
Una volta designato, la schermata mostra «I nuovi documenti del team vengono depositati qui».
Rimuoverlo
Sezione intitolata “Rimuoverlo”Il pulsante «Rimuovi» restituisce il controllo: i documenti successivi tornano nello spazio personale di ciascuno.
Un effetto collaterale utile
Sezione intitolata “Un effetto collaterale utile”La modalità condivisa migliora anche il rilevamento dello stato dei file. In uno spazio comune Kimori vede se un documento è stato messo nel cestino o eliminato, chiunque ne sia l’autore, e lo segnala a tutti. Nello spazio personale ciascuno vede con chiarezza solo lo stato dei propri file.
Il dettaglio del caricamento, della struttura di cartelle e degli stati è descritto in Allegare documenti.