Membri e ruoli

Ogni organizzazione dispone del proprio spazio: i vostri registri sono visibili solo ai membri che avete ammesso.

Due ruoli

Ruolo	Che cosa può fare
Amministratore	Tutto, compreso invitare membri, designare il responsabile di un registro o di una scadenza, autorizzare indirizzi e-mail esterni, modificare i dati dell’azienda e gestire l’abbonamento.
Membro	Consultare e gestire i registri e le loro scadenze, e programmare avvisi verso destinatari già autorizzati.

Chi crea l’organizzazione ne è automaticamente amministratore.

La vostra organizzazione manterrà sempre un amministratore

Kimori si rifiuta di retrocedere l’ultimo amministratore: l’operazione resta bloccata finché non è stato promosso qualcun altro. È dunque impossibile ritrovarsi con uno spazio di lavoro che nessuno può più amministrare.

Chi è responsabile di una scadenza?

Ogni registro e ogni scadenza ha un responsabile: per impostazione predefinita, chi l’ha creata. È lui che gli avvisi impostati su «il responsabile della scadenza» prendono di mira — l’opzione proposta per impostazione predefinita. Si veda Avvisi e promemoria.

Un amministratore può trasferire questa responsabilità a un altro membro, tramite il campo Responsabile del modulo del registro o della scadenza. Un membro, invece, non può né liberarsi di una scadenza né attribuirla a un collega: la ripartizione del lavoro è una decisione dell’organizzazione e spetta all’amministratore.

Il responsabile è visibile a tutti

Se non siete amministratori, il campo resta visibile: vedete chi porta la scadenza, senza poterlo cambiare.

Invitare qualcuno

Inserite il suo indirizzo e-mail e la persona riceve un invito. Finché non lo accetta, l’invito resta visibile nell’elenco e potete revocarlo.

L’adesione tramite dominio

Se la vostra organizzazione usa Google Workspace, potete autorizzare i colleghi a chiedere l’accesso direttamente, senza invito nominativo. Un amministratore vede allora la richiesta e la approva o la rifiuta.

L’adesione si basa sul dominio Google, non sull’indirizzo digitato

Possono avvalersene solo gli account realmente collegati al vostro dominio Google Workspace. Digitare un indirizzo che assomiglia a quello della vostra azienda non basta — ed è proprio questo a rendere sicuro il meccanismo.

Sul versante Microsoft 365 la strada resta l’invito

È Google ad attestare il dominio di un account Workspace, e Kimori si appoggia a quella attestazione. Un account Microsoft 365 non apre questa scorciatoia, al momento: invitate i colleghi per nome, come sopra.

Revocare un accesso

Un amministratore può staccare un membro in qualsiasi momento. I registri e le scadenze che aveva creato restano nell’organizzazione.

Ricordatevi di riassegnare le scadenze di cui era responsabile: altrimenti restano intestate a qualcuno che non fa più parte della squadra, e gli avvisi impostati su «il responsabile della scadenza» continuano a indicarlo.