Joindre des documents

Une date d’expiration sans le document qui la justifie, c’est la moitié du travail. Kimori vous laisse rattacher les pièces à un registre ou directement à une échéance : l’attestation d’assurance sur l’échéance « Assurance », le rapport de contrôle sur l’échéance « Contrôle technique ».

Il faut avoir connecté un espace cloud au préalable — Google ou Microsoft.

Deux façons d’ajouter un document

• Téléverser un fichier depuis votre ordinateur ou votre téléphone : Kimori le dépose dans votre espace cloud et le range pour vous.
• « Choisir dans mon espace » : le sélecteur de votre fournisseur s’ouvre, vous désignez un document déjà présent, et Kimori le rattache là où il se trouve — rien n’est copié ni déplacé.

La seconde façon est la bonne quand l’attestation dort dans votre Drive ou votre SharePoint depuis des mois : inutile de la téléverser une deuxième fois.

Où vont vos fichiers

Dans votre Google Drive ou votre OneDrive, rangés automatiquement :

Kimori / <registre> / <échéance> / votre-fichier.pdf

Vous n’avez aucun dossier à créer : l’arborescence se construit toute seule. Et les fichiers restent consultables depuis votre espace cloud même sans passer par Kimori. Un document que vous avez seulement désigné ne bouge pas : il reste là où vous l’aviez rangé.

Kimori ne stocke qu’un lien

Le fichier est téléversé directement de votre navigateur vers votre espace cloud. Kimori n’en garde qu’une référence, jamais une copie.

OneDrive n’accepte pas tous les caractères

Les caractères " * : < > ? / \ | sont interdits dans les noms de fichiers et de dossiers OneDrive et SharePoint. Kimori les remplace donc automatiquement quand il crée l’arborescence — un registre « Contrôle 6/12 » donne le dossier « Contrôle 6 12 ». Le nom du registre dans Kimori, lui, n’est pas touché.

Espace personnel ou espace partagé

Par défaut, chacun dépose dans son propre espace — ce qui a une conséquence : vos collègues voient qu’un document existe, mais ne peuvent pas l’ouvrir s’il est dans votre Drive ou votre OneDrive personnel.

Si votre organisation utilise Google Workspace ou Microsoft 365, un administrateur peut désigner un espace documentaire partagé : tous les nouveaux documents y sont alors déposés, et toute l’équipe y accède. Voir L’espace documentaire partagé.

Quand un fichier disparaît

Kimori vérifie l’état de vos fichiers et vous le signale. Ce qu’il peut vous en dire dépend de ce que le fournisseur lui répond :

Espace	Mention	Ce qui s’est passé
Google	corbeille	Le fichier est dans la corbeille de votre Drive. Restaurez-le depuis Drive pour y accéder à nouveau.
Google	supprimé	Le fichier n’existe plus. Seule la référence subsiste — retirez-la avec la croix.
Microsoft	inaccessible	« Ce fichier n’est plus accessible dans votre espace cloud : il a été déplacé, mis à la corbeille ou supprimé. »

Le message est plus vague chez Microsoft parce que son interface de programmation l’est aussi : elle répond « introuvable » sans dire pourquoi. Plutôt que de deviner à votre place, Kimori vous dit ce qu’il sait — commencez par regarder dans la corbeille.

Retirer une référence ne supprime pas le fichier

La croix détache le document de l’échéance dans Kimori. Le fichier, lui, reste intact dans votre espace cloud. Pour le supprimer réellement, passez par Drive ou OneDrive.

Chaque document affiche par ailleurs qui l’a ajouté — utile quand plusieurs personnes alimentent le même registre.