L'espace documentaire partagé

Par défaut, chaque personne dépose les documents dans son propre espace cloud — son Google Drive ou son OneDrive. Ça marche très bien à une personne, et devient un problème dès que vous êtes plusieurs.

Le problème que ça résout

Sans espace partagé : votre collègue joint l’attestation d’assurance de la camionnette. Elle part dans son espace personnel. Vous voyez bien qu’un document existe sur l’échéance — mais vous ne pouvez pas l’ouvrir. Et le jour où cette personne quitte l’entreprise, son espace part avec elle.

Avec un espace partagé : le fichier atterrit dans un emplacement commun, accessible à toute l’équipe, qui survit aux départs.

Le mettre en place

Depuis Entreprise → Espace documentaire partagé, un administrateur clique sur « Désigner un espace partagé » et choisit l’emplacement dans le sélecteur de son fournisseur :

• chez Google, un Drive partagé de votre Google Workspace ;
• chez Microsoft, un dossier SharePoint de votre Microsoft 365.

Deux conditions :

1. Un compte professionnel. Les Drive partagés sont une fonction Google Workspace, les sites SharePoint une fonction Microsoft 365 : ni un compte Gmail personnel, ni un compte Microsoft personnel n’en disposent.
2. Votre espace cloud connecté au préalable, depuis Réglages. Sans cela, Kimori vous le signale et le bouton reste inactif.

Une fois désigné, l’écran affiche « Les nouveaux documents de l’équipe sont déposés ici ».

Le retirer

Le bouton « Retirer » rend la main : les documents suivants repartent dans l’espace personnel de chacun.

Retirer l’espace ne déplace rien

Les documents déjà déposés restent dans l’espace partagé — ils ne sont ni rapatriés, ni supprimés, et les références continuent de pointer vers eux. Seuls les dépôts suivants changent de destination.

Un effet de bord utile

Le mode partagé améliore aussi la détection de l’état des fichiers. Dans un espace commun, Kimori voit si un document a été mis à la corbeille ou supprimé, quel que soit son auteur, et l’indique à tout le monde. En espace personnel, chacun ne voit clairement que l’état de ses propres fichiers.

Le détail du dépôt, de l’arborescence et des états est décrit dans Joindre des documents.