Les destinataires autorisés

Les alertes de Kimori ne peuvent prévenir que deux catégories de personnes : les membres de votre organisation, et les adresses extérieures inscrites dans cette liste. Toute autre adresse est refusée.

C’est une liste blanche : ce qui n’y figure pas ne reçoit rien.

Pourquoi une liste, plutôt qu’une saisie libre

Auparavant, n’importe quel utilisateur pouvait taper l’adresse de son choix dans une alerte. Cela paraît pratique, mais cela veut dire qu’une échéance — son intitulé, le nom du registre qui la porte, sa date — pouvait partir vers n’importe quelle boîte, y compris à cause d’une simple faute de frappe.

En centralisant les adresses autorisées, vous décidez une fois pour toutes qui, à l’extérieur, peut recevoir des informations sur vos échéances.

Ajouter une adresse

1. Ouvrez Réglages depuis le menu de votre compte.
2. Allez à la section Destinataires autorisés.
3. Saisissez l’adresse e-mail, puis un nom — facultatif, mais recommandé.
4. Cliquez sur Ajouter.

Le nom est ce qui s’affichera lors du choix des destinataires d’une alerte : « Cabinet Durand » se repère bien plus vite que contact@cabinet-durand.fr au milieu d’une liste.

Réservé aux administrateurs

Un membre non administrateur voit la liste, mais ne peut ni y ajouter ni en retirer une adresse. Il choisit ses destinataires parmi ce qui est déjà autorisé.

C’est le même principe que les seuils « expire bientôt » : ce qui engage toute l’organisation se règle à un seul endroit.

Un raccourci depuis le formulaire d’échéance

Un administrateur n’a pas besoin de passer par les Réglages pour autoriser une adresse au moment où il en a besoin : le bouton « Ajouter une adresse », au bas de la liste des destinataires d’une alerte, fait la même chose et coche aussitôt la nouvelle adresse. Voir Alertes et rappels.

Inutile d’y inscrire vos collègues

Les membres de votre organisation sont déjà proposés comme destinataires, sans passer par cette liste. Kimori refuse d’ailleurs d’y ajouter l’adresse d’un membre : ce serait un doublon, et l’entrée ne suivrait pas ses changements d’adresse.

Cette liste ne sert donc qu’aux personnes extérieures : client, comptable, courtier, sous-traitant, salarié sans compte Kimori.

Retirer une adresse

Le bouton de suppression, en bout de ligne, retire l’adresse de la liste.

Le retrait coupe les rappels en cours

Une adresse retirée n’est plus autorisée : toutes les alertes qui la désignaient cessent aussitôt de lui écrire, y compris celles programmées de longue date sur des échéances lointaines. Vous n’avez pas à reprendre les alertes une à une — mais personne ne sera prévenu que cette adresse ne reçoit plus rien.

Avant de confirmer, Kimori vous indique combien d’échéances utilisent cette adresse. Prenez le temps de lire ce nombre : c’est la mesure exacte de ce que vous êtes en train d’interrompre.

Le contrôle a lieu au moment de chaque envoi, pas seulement à la saisie de l’alerte. C’est ce qui rend le retrait immédiat et sans angle mort.

Les adresses reprises de vos anciennes alertes

Si votre organisation utilisait déjà des adresses extérieures dans ses alertes avant que cette liste n’existe, elles y ont été inscrites automatiquement, sous le nom « Reprise — alerte existante ». Vos rappels en cours ont ainsi continué de partir sans interruption.

Vous pouvez les conserver telles quelles, ou faire le tri : retirer celles qui ne servent plus, et réinscrire les autres sous un nom plus parlant.