Alertes et rappels
Kimori ne vous envoie que les alertes que vous avez programmées. Rien n’est activé dans votre dos, et il n’existe aucun envoi automatique par défaut.
En contrepartie : une échéance doit porter au moins une alerte pour être enregistrée. C’est volontaire — une date que personne ne surveille ne sert à rien.
Programmer une alerte
Section intitulée « Programmer une alerte »Chaque échéance porte sa propre liste d’alertes, éditable depuis son formulaire. Une alerte se règle en trois points : quand, par quel moyen, pour qui.
Deux façons de fixer le moment :
- Un délai avant l’échéance — quatre choix rapides : 1 mois avant, 1 semaine avant, 1 jour avant, le jour de l’échéance. L’option « Autre délai » vous laisse saisir n’importe quel nombre de jours : 45, 120, ce que votre métier impose.
- Une date précise — quand le moment ne se déduit pas de la date d’expiration : la réunion de préparation, la date limite de dépôt d’un dossier.
Dans les deux cas vous choisissez l’heure d’envoi, par tranches de trente minutes. Pratique pour éviter qu’un e-mail tombe à 3 h du matin.
Par quel moyen
Section intitulée « Par quel moyen »L’interrupteur « Envoyer un e-mail » se règle alerte par alerte. Décoché, l’alerte existe toujours — elle apparaît dans votre agenda si la synchronisation est active — mais ne déclenche aucun envoi. Utile pour un jalon que vous voulez voir sans être notifié.
Pour qui
Section intitulée « Pour qui »C’est le réglage le plus souvent négligé, et le plus utile. Une même alerte peut prévenir plusieurs personnes à la fois : le champ « Destinataires » ouvre une liste dans laquelle vous cochez qui doit recevoir l’e-mail.
| Destinataire | Ce que ça fait |
|---|---|
| Le responsable de l’échéance | Proposé en tête de liste et coché par défaut. L’e-mail part à la personne responsable de l’échéance au moment de l’envoi. |
| Un membre de votre organisation | Chacun apparaît nommément, avec son adresse. La vôtre porte la mention (vous). |
| Une adresse du carnet | Les adresses extérieures à votre organisation qu’un administrateur a autorisées. |
Une alerte dont l’envoi d’e-mail est activé mais qui ne désigne personne ne partirait nulle part : Kimori le signale sous la liste, et refuse d’enregistrer l’échéance tant que c’est le cas.
Prévenir quelqu’un d’extérieur
Section intitulée « Prévenir quelqu’un d’extérieur »Le carnet d’adresses ouvre des usages qui ne sont pas évidents au premier abord :
- prévenir le salarié lui-même que sa visite médicale arrive à échéance, sans lui créer de compte Kimori ;
- alerter votre comptable ou votre courtier avant l’échéance d’un contrat ;
- avertir un sous-traitant que son attestation d’assurance va expirer.
Le destinataire n’a besoin ni d’un compte Kimori, ni d’être membre de votre organisation. Il reçoit simplement l’e-mail. En revanche son adresse doit avoir été autorisée au préalable : on ne saisit plus une adresse libre au moment de programmer l’alerte.
Le carnet se gère dans Réglages, section Destinataires autorisés. On y ajoute une
adresse en lui donnant un nom lisible — « Cabinet Durand » se repère mieux que
contact@cabinet-durand.fr dans une liste de destinataires — et on l’en retire quand elle
n’a plus lieu d’être.
Inutile d’y inscrire vos collègues : les membres de l’organisation figurent déjà dans la liste, et Kimori refuse d’ajouter au carnet l’adresse d’un membre.
Ce qu’il faut savoir sur l’envoi
Section intitulée « Ce qu’il faut savoir sur l’envoi »Chaque destinataire reçoit son propre e-mail. Une alerte qui en désigne trois provoque trois envois distincts, au même moment et avec le même contenu — il n’y a ni copie, ni copie cachée. Votre sous-traitant ne voit donc pas que votre comptable est prévenu lui aussi, et aucune des adresses n’est exposée aux autres.
Conséquence pratique : dans l’historique de l’échéance, une alerte à trois destinataires laisse trois lignes.
Le droit d’écrire à une adresse est vérifié au moment de l’envoi, pas seulement quand vous programmez l’alerte. Si une adresse extérieure a été retirée des destinataires autorisés entre-temps, elle est simplement ignorée : les autres destinataires de la même alerte reçoivent leur e-mail normalement.
Les envois sont traités par lots, plusieurs fois par heure : un e-mail peut donc partir quelques minutes après l’heure exacte que vous avez fixée.
L’écran de détail de chaque échéance conserve l’historique des rappels envoyés et leur issue — utile quand un destinataire affirme n’avoir rien reçu.
Et dans votre agenda
Section intitulée « Et dans votre agenda »Si vous connectez votre espace cloud, vos échéances et vos alertes se retrouvent dans un agenda dédié — voir Vos échéances dans votre agenda.
L’agenda vous donne la vue d’ensemble ; les alertes par e-mail vous préviennent au bon moment. Les deux sont complémentaires.
Suspendre les alertes d’une échéance
Section intitulée « Suspendre les alertes d’une échéance »Vous traitez le dossier mais ça traîne côté fournisseur ? Le bouton « Repousser » met l’échéance en sommeil jusqu’à la date de votre choix — voir Le cycle de vie d’une échéance.