Le cycle de vie d'une échéance

Au-delà de sa date, une échéance porte quelques réglages qui déterminent la façon dont Kimori la traite dans la durée.

La criticité

Trois niveaux, à choisir à la création : Info, Important, Critique.

Elle sert à repérer d’un coup d’œil ce qui compte le plus dans une longue liste, mais elle fait aussi quelque chose de concret : chaque niveau a son propre seuil d’alerte. Plus une échéance est critique, plus tôt elle passe en « expire bientôt » et remonte dans vos listes.

Criticité	Passe en « expire bientôt »
Critique	120 jours avant l’expiration
Important	90 jours avant l’expiration
Info	30 jours avant l’expiration

Réservez donc « Critique » à ce qui arrête l’activité en cas d’oubli — une assurance obligatoire, une habilitation sans laquelle un salarié ne peut plus intervenir : vous serez prévenu quatre mois à l’avance. À l’inverse, « Info » convient à ce qui peut attendre le dernier mois sans encombrer votre tableau de bord.

Ces trois seuils sont détaillés dans Comprendre les statuts et un administrateur peut les ajuster pour toute l’organisation : voir Régler les seuils « expire bientôt ».

La criticité ne déclenche aucun e-mail par elle-même

Marquer une échéance « Critique » change le moment où elle s’affiche en orange, pas les messages que vous recevez. Les envois dépendent uniquement des alertes que vous programmez. Une échéance critique sans alerte ne vous écrira jamais.

La périodicité

Une échéance peut être ponctuelle ou récurrente :

Périodicité	Cas typiques
Ponctuelle	Un dossier à déposer une seule fois.
Tous les 3 mois / 6 mois	Vérifications fréquentes, contrôles internes.
Tous les ans	Assurances, cotisations, la majorité des cas.
Tous les 2 ans	Contrôle technique d’un véhicule de tourisme.
Tous les 3, 5 ou 10 ans	Vérifications lourdes, certifications longues.

L’écran de détail affiche alors la prochaine occurrence calculée.

Quand vous choisissez un modèle, une périodicité est déjà suggérée : elle correspond à l’usage courant pour ce type d’échéance. Rien ne vous oblige à la conserver.

Renouveler

Quand vous avez fait le nécessaire — la nouvelle attestation est arrivée, le contrôle est passé — le bouton « Renouvelé » avance l’échéance à sa prochaine date sans que vous ayez à recalculer quoi que ce soit.

Renouveler plutôt que modifier la date

Le renouvellement conserve l’historique de l’échéance et son paramétrage. Écraser la date à la main revient à effacer la trace du cycle précédent.

Repousser

Le bouton « Repousser » met l’échéance en sommeil jusqu’à une date que vous choisissez : elle cesse de vous alerter sans quitter le registre. L’écran affiche alors jusqu’à quand.

C’est la bonne réponse au cas « je m’en occupe, mais le prestataire traîne » — bien meilleure que de supprimer l’alerte, qu’on oublie ensuite de remettre.

Archiver

Quand l’échéance n’a plus lieu d’être — le véhicule est vendu, le salarié est parti — archivez-la. Elle quitte les listes et les alertes, mais reste consultable. Une échéance archivée ne compte pas dans les plafonds de votre forfait, et disparaît de votre agenda.

L’historique des envois

Chaque échéance conserve la trace des rappels réellement envoyés, avec leur issue :

Issue	Ce qu’elle signifie
Envoyé	Le message est parti.
Ouvert	Le destinataire l’a ouvert.
Échec	L’envoi n’a pas abouti.
Rejeté	Le serveur du destinataire a refusé le message — adresse erronée ou boîte pleine.

Alerte et rappel, deux mots pour deux choses

Une alerte, c’est ce que vous programmez. Un rappel, c’est l’e-mail qui en résulte. L’historique ne liste donc que les seconds : une alerte dont l’envoi d’e-mail est désactivé n’y apparaîtra jamais.

C’est l’endroit à consulter quand quelqu’un affirme n’avoir rien reçu : un statut Rejeté sur une adresse externe vous dira tout de suite que le problème vient de l’adresse, pas de Kimori.