Membres et rôles

Chaque organisation dispose de son espace : vos registres ne sont visibles que par les membres que vous y avez admis.

Deux rôles

Rôle	Ce qu’il peut faire
Administrateur	Tout, y compris inviter des membres, désigner le responsable d’un registre ou d’une échéance, autoriser les adresses e-mail extérieures, modifier les informations de l’entreprise et gérer l’abonnement.
Membre	Consulter et gérer les registres et leurs échéances, et programmer des alertes vers les destinataires déjà autorisés.

La personne qui crée l’organisation en est automatiquement administrateur.

Votre organisation gardera toujours un administrateur

Kimori refuse de rétrograder le dernier administrateur : l’opération est bloquée tant que quelqu’un d’autre n’a pas été promu. Impossible, donc, de se retrouver avec un espace de travail que plus personne ne peut administrer.

Qui est responsable d’une échéance ?

Chaque registre et chaque échéance a un responsable : par défaut, la personne qui l’a créé. C’est ce responsable que visent les alertes réglées sur « le responsable de l’échéance » — le réglage proposé par défaut. Voir Alertes et rappels.

Un administrateur peut transférer cette responsabilité à un autre membre, par le champ Responsable du formulaire du registre ou de l’échéance. Un membre, lui, ne peut ni se décharger d’une échéance ni l’attribuer à un collègue : la répartition du travail est une décision d’organisation, elle revient à l’administrateur.

Le responsable est visible par tous

Si vous n’êtes pas administrateur, le champ reste affiché : vous voyez qui porte l’échéance, sans pouvoir le changer.

Inviter quelqu’un

Vous saisissez son adresse e-mail, elle reçoit une invitation. Tant qu’elle ne l’a pas acceptée, l’invitation reste visible dans la liste et vous pouvez la révoquer.

Le rattachement par domaine

Si votre organisation utilise Google Workspace, vous pouvez autoriser vos collègues à demander l’accès directement, sans invitation nominative. Un administrateur voit alors la demande et l’approuve ou la refuse.

Le rattachement se fonde sur le domaine Google, pas sur l’adresse saisie

Seuls les comptes réellement rattachés à votre domaine Google Workspace peuvent en profiter. Écrire une adresse qui ressemble à celle de votre entreprise ne suffit pas — c’est précisément ce qui rend le mécanisme sûr.

Côté Microsoft 365, l’invitation reste la voie

C’est Google qui atteste le domaine d’un compte Workspace, et Kimori s’appuie sur cette attestation. Un compte Microsoft 365 n’ouvre pas ce raccourci à ce jour : invitez vos collègues nommément, comme ci-dessus.

Retirer un accès

Un administrateur peut détacher un membre à tout moment. Les registres et échéances qu’il avait créés restent dans l’organisation.

Pensez à réattribuer les échéances dont il était responsable : sans quoi elles restent au nom de quelqu’un qui ne fait plus partie de l’équipe, et les alertes réglées sur « le responsable de l’échéance » continuent de le désigner.