Dokumente anhängen
Ein Ablaufdatum ohne das Dokument, das es belegt, ist die halbe Arbeit. Kimori lässt Sie Unterlagen an ein Register oder direkt an eine Frist hängen: die Versicherungsbescheinigung an die Frist „Versicherung“, den Prüfbericht an die Frist „Hauptuntersuchung“.
Voraussetzung ist ein zuvor verbundener Cloud-Speicher — bei Google oder bei Microsoft.
Zwei Wege, ein Dokument hinzuzufügen
Abschnitt betitelt „Zwei Wege, ein Dokument hinzuzufügen“- Eine Datei hochladen, von Ihrem Rechner oder Ihrem Telefon: Kimori legt sie in Ihrem Cloud-Speicher ab und räumt sie für Sie ein.
- „Aus meinem Bereich wählen“: Die Auswahl Ihres Anbieters öffnet sich, Sie zeigen auf ein bereits vorhandenes Dokument, und Kimori hängt es dort an, wo es liegt — nichts wird kopiert oder verschoben.
Der zweite Weg ist der richtige, wenn die Bescheinigung längst in Ihrem Drive oder Ihrem SharePoint liegt: Sie müssen sie kein zweites Mal hochladen.
Wohin Ihre Dateien gehen
Abschnitt betitelt „Wohin Ihre Dateien gehen“In Ihr Google Drive oder Ihr OneDrive, automatisch abgelegt:
Kimori / <Register> / <Frist> / ihre-datei.pdfSie müssen keinen Ordner anlegen: Die Struktur entsteht von selbst. Und die Dateien bleiben auch ohne Umweg über Kimori direkt in Ihrem Cloud-Speicher einsehbar. Ein Dokument, das Sie lediglich ausgewählt haben, bleibt unberührt dort liegen, wo Sie es abgelegt hatten.
Persönlicher oder gemeinsamer Bereich
Abschnitt betitelt „Persönlicher oder gemeinsamer Bereich“Standardmäßig legt jede Person in ihrem eigenen Bereich ab — mit einer Folge: Ihre Kollegen sehen zwar, dass ein Dokument existiert, können es aber nicht öffnen, wenn es in Ihrem persönlichen Drive oder OneDrive liegt.
Nutzt Ihre Organisation Google Workspace oder Microsoft 365, kann eine Administratorin einen gemeinsamen Dokumentenbereich festlegen: Alle neuen Dokumente werden dann dort abgelegt und das ganze Team hat Zugriff. Siehe Gemeinsamer Dokumentenbereich.
Wenn eine Datei verschwindet
Abschnitt betitelt „Wenn eine Datei verschwindet“Kimori prüft den Zustand Ihrer Dateien und weist Sie darauf hin. Was es Ihnen sagen kann, hängt davon ab, was der Anbieter antwortet:
| Speicher | Hinweis | Was geschehen ist |
|---|---|---|
| Papierkorb | Die Datei liegt im Papierkorb Ihres Drive. Stellen Sie sie in Drive wieder her, um erneut darauf zuzugreifen. | |
| Gelöscht | Die Datei existiert nicht mehr. Nur der Verweis bleibt — entfernen Sie ihn mit dem Kreuz. | |
| Microsoft | Nicht verfügbar | „Diese Datei ist in Ihrem Cloud-Speicher nicht mehr erreichbar: Sie wurde verschoben, in den Papierkorb gelegt oder gelöscht.“ |
Bei Microsoft fällt der Hinweis vager aus, weil es die Programmierschnittstelle ebenso tut: Sie antwortet „nicht gefunden“, ohne den Grund zu nennen. Statt für Sie zu raten, sagt Kimori, was es weiß — sehen Sie zuerst im Papierkorb nach.
Jedes Dokument zeigt außerdem, wer es hinzugefügt hat — nützlich, wenn mehrere Personen dasselbe Register pflegen.