Zugelassene Empfänger

Die Warnungen von Kimori dürfen nur zwei Personenkreise benachrichtigen: Mitglieder Ihrer Organisation und externe Adressen, die in dieser Liste eingetragen sind. Jede andere Adresse wird abgelehnt.

Es ist eine Positivliste: Was nicht darauf steht, erhält nichts.

Warum eine Liste statt freier Eingabe

Bisher konnte jede Person eine beliebige Adresse in eine Warnung eintippen. Das klingt praktisch, bedeutet aber, dass eine Frist — ihr Titel, der Name des Registers, das sie trägt, ihr Datum — an jedes beliebige Postfach gehen konnte, auch wegen eines simplen Tippfehlers.

Indem die zugelassenen Adressen an einer Stelle gebündelt werden, entscheiden Sie ein für alle Mal, wer außerhalb des Unternehmens Auskünfte über Ihre Fristen erhalten darf.

Eine Adresse hinzufügen

1. Öffnen Sie Einstellungen über Ihr Kontomenü.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Zugelassene Empfänger.
3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, dann einen Namen — freiwillig, aber empfohlen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Der Name erscheint bei der Wahl der Empfänger einer Warnung: „Kanzlei Durand“ ist in einer Liste weit schneller erfasst als kontakt@kanzlei-durand.de.

Administratoren vorbehalten

Ein Mitglied ohne Administratorrechte sieht die Liste, kann aber weder etwas hinzufügen noch entfernen. Es wählt seine Empfänger unter dem bereits Zugelassenen.

Dasselbe Prinzip wie bei den Schwellen „läuft bald ab“: Was die ganze Organisation bindet, wird an einer einzigen Stelle eingestellt.

Eine Abkürzung aus dem Fristformular

Eine Administratorin muss nicht den Umweg über die Einstellungen nehmen, um eine Adresse dann zuzulassen, wenn sie gebraucht wird: Die Schaltfläche „Adresse hinzufügen“ am Ende der Empfängerliste einer Warnung tut dasselbe und kreuzt die neue Adresse sogleich an. Siehe Warnungen und Erinnerungen.

Kolleginnen und Kollegen gehören nicht hierher

Mitglieder Ihrer Organisation werden ohnehin als Empfänger angeboten, ganz ohne diese Liste. Kimori weigert sich sogar, die Adresse eines Mitglieds aufzunehmen: Das wäre eine Dublette, und der Eintrag würde Adressänderungen nicht folgen.

Diese Liste dient also ausschließlich Personen von außerhalb: Kundschaft, Steuerberatung, Makler, Subunternehmer, Beschäftigte ohne Kimori-Konto.

Eine Adresse entfernen

Die Löschschaltfläche am Zeilenende nimmt die Adresse von der Liste.

Das Entfernen stoppt laufende Erinnerungen

Eine entfernte Adresse ist nicht mehr zugelassen: Alle Warnungen, die sie benannten, schreiben ihr sofort nicht mehr — auch länger bestehende an weit entfernten Fristen. Sie müssen die Warnungen nicht einzeln nacharbeiten — aber niemand wird darauf hingewiesen, dass diese Adresse nichts mehr erhält.

Vor dem Bestätigen nennt Ihnen Kimori, wie viele Fristen diese Adresse verwenden. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Zahl zu lesen: Sie ist das genaue Maß dessen, was Sie gerade unterbrechen.

Geprüft wird bei jedem Versand, nicht nur beim Anlegen der Warnung. Das macht das Entfernen sofort wirksam und lückenlos.

Aus älteren Warnungen übernommene Adressen

Nutzte Ihre Organisation bereits externe Adressen in ihren Warnungen, bevor es diese Liste gab, wurden sie automatisch unter dem Namen „Reprise — alerte existante“ eingetragen. Ihre laufenden Erinnerungen gingen dadurch ohne Unterbrechung weiter.

Sie können sie unverändert lassen oder aufräumen: nicht mehr Benötigtes entfernen und die übrigen unter einem sprechenderen Namen neu eintragen.