Warnungen und Erinnerungen

Kimori versendet nur die Warnungen, die Sie eingerichtet haben. Nichts wird hinter Ihrem Rücken aktiviert, und es gibt keinen automatischen Versand als Voreinstellung.

Warnung oder Erinnerung?

Eine Warnung ist das, was Sie an einer Frist einrichten. Eine Erinnerung ist die E-Mail, die daraus entsteht. Dieselbe Unterscheidung trifft die Anwendung: Sie fügen im Formular Warnungen hinzu und sehen in der Detailansicht die Erinnerungshistorie.

Im Gegenzug gilt: Eine Frist muss mindestens eine Warnung tragen, um gespeichert zu werden. Das ist Absicht — ein Datum, das niemand überwacht, nützt nichts.

Eine Warnung einrichten

Jede Frist trägt ihre eigene Liste von Warnungen, bearbeitbar in ihrem Formular. Eine Warnung wird in drei Punkten festgelegt: wann, auf welchem Weg, für wen.

Wann

Zwei Wege, den Zeitpunkt zu bestimmen:

• Eine Vorlaufzeit vor der Frist — vier schnelle Auswahlmöglichkeiten: 1 Monat vorher, 1 Woche vorher, 1 Tag vorher, am Tag der Frist. Die Option „Andere Vorlaufzeit“ lässt Sie eine beliebige Anzahl Tage eintragen: 45, 120, was auch immer Ihr Fach verlangt.
• Ein bestimmtes Datum — wenn sich der Zeitpunkt nicht aus dem Ablaufdatum ableiten lässt: die Vorbereitungsbesprechung, der Abgabetermin einer Unterlage.

In beiden Fällen wählen Sie die Uhrzeit des Versands, in Schritten von dreißig Minuten. Praktisch, damit keine Erinnerung um 3 Uhr morgens eintrifft.

Auf welchem Weg

Der Schalter „E-Mail senden“ wird je Warnung gesetzt. Abgeschaltet besteht die Warnung weiter — sie erscheint im Kalender, wenn die Synchronisierung aktiv ist —, löst aber keinen Versand aus. Nützlich für einen Meilenstein, den Sie sehen, ohne benachrichtigt zu werden.

Für wen

Das ist die am häufigsten übersehene und zugleich nützlichste Einstellung. Eine einzelne Warnung kann mehrere Personen zugleich benachrichtigen: Das Feld „Empfänger“ öffnet eine Liste, in der Sie ankreuzen, wer die E-Mail erhalten soll.

Empfänger	Wirkung
Die verantwortliche Person der Frist	Steht oben in der Liste und ist voreingestellt angekreuzt. Die E-Mail geht an die Person, die zum Zeitpunkt des Versands verantwortlich ist.
Ein Mitglied Ihrer Organisation	Jedes erscheint namentlich mit seiner Adresse. Ihre eigene trägt den Zusatz (Sie).
Eine Adresse aus dem Adressbuch	Adressen außerhalb Ihrer Organisation, die eine Administratorin zugelassen hat.

„Die verantwortliche Person“ sind standardmäßig Sie

Wenn Sie eine Frist anlegen, werden Sie automatisch deren verantwortliche Person: Diese erste Zeile meint also Ihre eigene Adresse.

Sie hat einen Vorzug gegenüber dem namentlichen Ankreuzen — übergibt eine Administratorin die Frist später an jemand anderen, folgen die Erinnerungen der neuen verantwortlichen Person, ohne dass jemand die Warnungen einzeln nacharbeiten muss. Siehe Mitglieder und Rollen.

Um über eine Frist benachrichtigt zu werden, für die Sie nicht verantwortlich sind, kreuzen Sie sich namentlich in der Mitgliederliste an.

Eine Warnung, bei der der E-Mail-Versand eingeschaltet ist, die aber niemanden benennt, ginge ins Leere: Kimori weist unter der Liste darauf hin und verweigert das Speichern der Frist, solange das so bleibt.

Jemanden von außerhalb benachrichtigen

Das Adressbuch eröffnet Anwendungen, die nicht sofort auf der Hand liegen:

• die Mitarbeiterin selbst darauf hinweisen, dass ihre arbeitsmedizinische Vorsorge ansteht, ohne ihr ein Kimori-Konto anzulegen;
• Ihre Steuerberatung oder Ihren Makler vor Ablauf eines Vertrags benachrichtigen;
• einem Subunternehmer mitteilen, dass seine Versicherungsbescheinigung ausläuft.

Die empfangende Person braucht weder ein Kimori-Konto noch eine Mitgliedschaft in Ihrer Organisation. Sie erhält schlicht die E-Mail. Ihre Adresse muss allerdings vorab zugelassen worden sein: Beim Anlegen einer Warnung wird keine freie Adresse mehr eingetippt.

Nur eine Administratorin lässt eine neue Adresse zu

Sind Sie Administratorin, trägt die Schaltfläche „Adresse hinzufügen“ am Ende der Empfängerliste die Adresse ins Adressbuch ein und kreuzt sie sogleich an — ohne das Formular zu verlassen.

Andernfalls bietet die Liste nur bereits zugelassene Adressen: Bitten Sie eine Administratorin, die fehlende hinzuzufügen.

Das Adressbuch wird unter Einstellungen im Abschnitt Zugelassene Empfänger gepflegt. Dort tragen Sie eine Adresse ein und geben ihr einen lesbaren Namen — „Kanzlei Durand“ findet sich in einer Empfängerliste weit schneller als kontakt@kanzlei-durand.de — und entfernen sie, wenn sie nicht mehr hingehört.

Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen Sie dort nicht eintragen: Mitglieder Ihrer Organisation stehen ohnehin in der Liste, und Kimori weigert sich, die Adresse eines Mitglieds ins Adressbuch aufzunehmen.

Das Entfernen einer Adresse stoppt die auf sie gerichteten Erinnerungen

Eine aus dem Adressbuch entfernte Adresse ist nicht mehr zugelassen: Warnungen, die sie benannten, schreiben ihr sofort nicht mehr — ohne dass Sie diese einzeln nacharbeiten müssen. Vor dem Bestätigen nennt Ihnen Kimori, wie viele Fristen betroffen sind.

Ihre bereits genutzten Adressen wurden übernommen

Hatten Sie externe Adressen in Ihren Warnungen eingetragen, bevor es das Adressbuch gab, wurden sie automatisch unter dem Namen „Reprise — alerte existante“ aufgenommen: Ihre laufenden Erinnerungen gingen unverändert weiter. Nichts zu tun — außer jene zu entfernen, die nicht mehr hingehören.

Mehrere Empfänger oder mehrere Warnungen?

Beides lässt sich verbinden. Eine Warnung benachrichtigt mehrere Personen zum selben Zeitpunkt; mehrere Warnungen benachrichtigen zu verschiedenen Zeitpunkten. Üblicher Aufbau: 60 Tage vorher für die verantwortliche Person, um die Formalitäten anzustoßen; dann 15 Tage vorher für den Dienstleister, zur Erinnerung.

Was Sie zum Versand wissen sollten

Jede empfangende Person erhält ihre eigene E-Mail. Eine Warnung mit drei Empfängern löst drei getrennte Sendungen aus, zum selben Zeitpunkt und mit demselben Inhalt — es gibt weder Kopie noch Blindkopie. Ihr Subunternehmer sieht also nicht, dass auch Ihre Steuerberatung benachrichtigt wird, und keine der Adressen wird den anderen offengelegt.

Praktische Folge: In der Historie der Frist hinterlässt eine Warnung mit drei Empfängern drei Zeilen.

Ob an eine Adresse geschrieben werden darf, wird zum Zeitpunkt des Versands geprüft, nicht nur beim Anlegen der Warnung. Wurde eine externe Adresse zwischenzeitlich aus den zugelassenen Empfängern entfernt, wird sie schlicht übergangen: Die übrigen Empfänger derselben Warnung erhalten ihre E-Mail wie gewohnt.

In welcher Sprache eine Erinnerung versendet wird

Jede Erinnerung geht in der Sprache ihrer Empfängerin hinaus. Bei einem Mitglied der Organisation ist das die im Konto gewählte Sprache. Bei einer externen Adresse, die kein Konto hat, richtet sich Kimori nach dem Land des Unternehmens.

E-Mails zum Konto selbst — Registrierungsbestätigung, Passwort — bilden die Ausnahme: Sie gehen unabhängig von Ihrer Sprache auf Englisch hinaus.

Der Versand läuft in Stapeln, mehrmals pro Stunde: Eine E-Mail kann daher einige Minuten nach der von Ihnen gesetzten Uhrzeit hinausgehen.

Die Detailansicht jeder Frist bewahrt die Historie der versendeten Erinnerungen und deren Ausgang — nützlich, wenn eine empfangende Person behauptet, nichts erhalten zu haben.

Die Warnungen einer Frist aussetzen

Sie kümmern sich darum, aber der Lieferant lässt sich Zeit? Die Schaltfläche „Aufschieben“ legt die Frist bis zum Datum Ihrer Wahl schlafen — siehe Lebenszyklus einer Frist.