Der gemeinsame Dokumentenbereich

Standardmäßig legt jede Person Dokumente in ihrem eigenen Cloud-Speicher ab — in ihrem Google Drive oder ihrem OneDrive. Für eine Person funktioniert das gut, und es wird zum Problem, sobald Sie zu mehreren sind.

Das Problem, das er löst

Ohne gemeinsamen Bereich: Ihre Kollegin hängt die Versicherungsbescheinigung des Transporters an. Sie landet in ihrem persönlichen Bereich. Sie sehen zwar, dass ein Dokument an der Frist hängt — öffnen können Sie es nicht. Und an dem Tag, an dem diese Person das Unternehmen verlässt, geht ihr Bereich mit ihr.

Mit gemeinsamem Bereich: Die Datei landet an einem gemeinsamen Ort, für das ganze Team zugänglich, und übersteht Abgänge.

Ihn einrichten

Unter Unternehmen → Gemeinsamer Dokumentenbereich klickt eine Administratorin auf „Gemeinsamen Bereich festlegen“ und wählt den Ort in der Auswahl ihres Anbieters:

• bei Google eine gemeinsame Ablage Ihres Google Workspace;
• bei Microsoft einen SharePoint-Ordner Ihres Microsoft 365.

Zwei Voraussetzungen:

1. Ein geschäftliches Konto. Gemeinsame Ablagen sind eine Funktion von Google Workspace, SharePoint-Websites eine von Microsoft 365: Weder ein privates Gmail-Konto noch ein privates Microsoft-Konto verfügt darüber.
2. Ihr zuvor verbundener Cloud-Speicher, aus den Einstellungen heraus. Andernfalls weist Kimori darauf hin und die Schaltfläche bleibt inaktiv.

Einmal festgelegt, zeigt der Bildschirm „Neue Team-Dokumente werden hier abgelegt“.

Ihn entfernen

Die Schaltfläche „Entfernen“ gibt die Kontrolle zurück: Die folgenden Dokumente wandern wieder in den persönlichen Bereich der jeweiligen Person.

Den Bereich zu entfernen verschiebt nichts

Bereits abgelegte Dokumente bleiben im gemeinsamen Bereich — sie werden weder zurückgeholt noch gelöscht, und die Verweise zeigen weiterhin auf sie. Nur die folgenden Ablagen wechseln das Ziel.

Ein nützlicher Nebeneffekt

Der gemeinsame Modus verbessert auch die Erkennung des Dateizustands. In einem gemeinsamen Bereich sieht Kimori, ob ein Dokument in den Papierkorb gelegt oder gelöscht wurde — unabhängig davon, wer es hochgeladen hat — und zeigt es allen an. Im persönlichen Modus sieht jede Person zuverlässig nur den Zustand ihrer eigenen Dateien.

Einzelheiten zum Hochladen, zur Ordnerstruktur und zu den Zuständen finden Sie unter Dokumente anhängen.